Una delle cose che confonde di più chi si occupa di sicurezza in azienda senza avere un consulente dedicato è pensare che, una volta fatto il corso, il problema sia chiuso per sempre. Non è così, e la cosa complicata è che non esiste un’unica scadenza: ogni figura ha il suo orologio, e sono orologi che corrono a velocità diverse.

Partiamo dalla domanda più semplice, quella del lavoratore “base”. Dopo la formazione iniziale — generale più specifica, come abbiamo visto parlando delle differenze tra le due — l’aggiornamento scatta ogni 5 anni. Qui c’è una buona notizia: a differenza della formazione iniziale, che varia da 4 a 12 ore a seconda del livello di rischio dell’azienda, l’aggiornamento ha una durata fissa di 6 ore per tutti, indipendentemente dal rischio basso, medio o alto. Non serve rifare tutto da capo, e non c’è bisogno di ripetere anche la parte generale: le 6 ore coprono sia l’aggiornamento generale che quello specifico insieme.

Fin qui, tutto abbastanza lineare. Il problema è che in un’azienda, oltre ai lavoratori “semplici”, di solito ci sono altre figure con obblighi propri, e ognuna ha una scadenza diversa dalle altre.

Le altre figure, una per una

Il preposto — cioè chi, sul campo, sovrintende al lavoro degli altri e deve vigilare che vengano rispettate le procedure di sicurezza, anche senza avere quel titolo scritto sul contratto — ha una periodicità più stretta: l’aggiornamento è biennale, quindi ogni 2 anni, per 6 ore. È una regola relativamente recente, introdotta con la Legge 215/2021 e confermata dal nuovo Accordo Stato-Regioni, ed è anche una delle scadenze più spesso dimenticate perché arriva “a metà strada” tra un aggiornamento e l’altro dei lavoratori comuni.

I dirigenti seguono invece la stessa logica dei lavoratori: aggiornamento ogni 5 anni, 6 ore.

Il datore di lavoro che svolge direttamente il ruolo di RSPP (il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, cioè chi in azienda individua i rischi e propone le misure di prevenzione) ha anche lui un ciclo quinquennale: con il nuovo Accordo Stato-Regioni l’aggiornamento è diventato fisso a 8 ore per tutti, indipendentemente dal settore ATECO dell’azienda — superando la vecchia regola, ancora citata in giro, che faceva variare le ore da 6 a 14 in base al livello di rischio.

Poi c’è l’RLS, il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, eletto o designato dai dipendenti per fare da tramite tra loro e l’azienda su questi temi. Qui la scadenza cambia registro completamente: l’aggiornamento è annuale, ogni anno, non ogni due o cinque. La durata varia in base alla dimensione dell’azienda — 4 ore per le realtà più piccole, 8 ore per quelle sopra i 50 dipendenti. E attenzione a una novità recente: fino a poco tempo fa le aziende con meno di 15 dipendenti erano in una zona grigia rispetto a questo obbligo, ma la Legge 159/2025 ha esteso anche a loro l’obbligo di aggiornamento annuale, lasciando alla contrattazione collettiva nazionale il compito di stabilirne durata e modalità in proporzione alla dimensione aziendale. Se hai una piccola impresa e pensavi di essere fuori da questo giro, vale la pena verificarlo di nuovo.

Le figure legate alle emergenze seguono logiche proprie, quasi sempre più corte rispetto ai 5 anni “standard”. Gli addetti al primo soccorso aggiornano la loro formazione ogni 3 anni, con un numero di ore che dipende dal gruppo aziendale di appartenenza (le aziende vengono classificate in gruppi A, B o C in base al numero di dipendenti e al settore, e questo determina sia la formazione iniziale che l’aggiornamento). Gli addetti antincendio rinnovano la loro abilitazione con una periodicità di 5 anni, ma con moduli di durata diversa a seconda del livello di rischio incendio dei locali — un ufficio e un cantiere edile non hanno lo stesso programma, né la stessa cadenza di dettaglio.

Infine, chi usa attrezzature che richiedono un’abilitazione specifica — carrelli elevatori, piattaforme di lavoro elevabili, gru, trattori — ha un aggiornamento quinquennale dedicato a quella specifica attrezzatura, separato da tutto il resto.

Un esempio per mettere ordine

Prendiamo un’azienda di logistica con 20 dipendenti: un magazziniere che guida anche il carrello elevatore, un capoturno che fa da preposto, un dipendente designato come RLS, e il titolare che è anche datore di lavoro con delega RSPP. Solo per queste quattro persone, in un anno qualsiasi, potrebbero convivere fino a cinque scadenze diverse tra loro: quella quinquennale della formazione lavoratori (che riguarda tutti e venti), quella biennale del preposto, quella annuale dell’RLS, quella quinquennale del RSPP-datore di lavoro e quella quinquennale dell’abilitazione al carrello elevatore. Se a questo aggiungi gli addetti al primo soccorso e antincendio, con i loro 3 e 5 anni, si capisce perché tenere tutto a mente “a occhio” diventa presto un rischio in sé.

Cosa succede se un attestato scade

Qui vale la pena essere diretti: un attestato scaduto, per la normativa, equivale a un attestato mai ottenuto. Non conta l’intenzione di rinnovarlo a breve, non conta il fatto che il lavoratore conosca perfettamente la sua mansione da anni. Se durante un’ispezione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro emerge una scadenza superata, la sanzione scatta come se la formazione non fosse mai stata fatta, e nel caso di infortunio quella lacuna diventa un elemento pesante nella valutazione delle responsabilità. Per chi usa attrezzature specifiche la conseguenza pratica è ancora più immediata: con un’abilitazione scaduta, quella persona semplicemente non dovrebbe più essere messa a operare su quel macchinario, punto.

La cosa migliore, se gestisci più di due o tre persone con ruoli diversi, è tenere un registro semplice — anche un foglio di calcolo va benissimo, l’importante è che ci sia — con nome, ruolo, data dell’ultimo corso e data di scadenza calcolata. Non serve niente di sofisticato: serve solo non fidarsi della memoria quando le scadenze in ballo sono cinque o sei, tutte con cicli diversi.

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Questo articolo ha finalità informativa e non sostituisce una consulenza specialistica in materia di sicurezza sul lavoro. Per verificare le scadenze specifiche di ogni figura presente nella tua azienda, rivolgiti a un consulente qualificato o al tuo RSPP.