In quasi tutti gli uffici italiani c’è almeno una persona che passa la giornata davanti a uno schermo: la segretaria che gestisce la posta e le fatture, l’impiegata amministrativa che compila pratiche, il grafico che lavora su un monitor per otto ore di fila. Molti titolari di piccole imprese pensano che gli obblighi di sicurezza riguardino solo chi maneggia macchinari o sostanze pericolose, e trattano il lavoro al computer come un’attività “neutra”, priva di rischi degni di nota. Non è così: il Decreto Legislativo 81 del 2008, il testo che in Italia raccoglie le norme sulla sicurezza sul lavoro, dedica un intero titolo — il Titolo VII, articoli 172-179 — proprio alle attrezzature munite di videoterminale, e prevede obblighi precisi per il datore di lavoro, comprese le pause e una sorveglianza sanitaria specifica.

Chi è, per legge, un “videoterminalista”

Non basta usare un computer per rientrare in questa categoria. L’articolo 173 del decreto definisce lavoratore esposto al rischio da videoterminale chi utilizza un’attrezzatura munita di videoterminale (schermo) in modo abituale e sistematico, per almeno venti ore settimanali, dedotte le interruzioni previste dalla legge stessa. Questo significa che il conteggio va fatto sulle ore effettive passate davanti allo schermo, al netto delle pause obbligatorie di cui parliamo più avanti.

La soglia delle venti ore è importante perché traccia una linea netta: chi consulta la posta elettronica un paio d’ore al giorno o usa il PC solo per compiti occasionali non è, dal punto di vista normativo, un videoterminalista, e per lui non scattano gli obblighi specifici di questo titolo (restano comunque valide le regole generali su postazione di lavoro, illuminazione e microclima). Chi invece lavora al computer per la maggior parte della giornata — pensiamo a una receptionist, un’amministrativa, un operatore di call center — quasi certamente supera quella soglia, e il datore di lavoro deve trattarlo come tale.

Cosa deve fare il datore di lavoro

Il primo passaggio, spesso dimenticato nelle micro-imprese, è includere il rischio da videoterminale nel DVR, il Documento di Valutazione dei Rischi che ogni datore di lavoro con almeno un dipendente è tenuto a redigere. Non basta scrivere una riga generica: va valutata la postazione (altezza dello schermo, distanza dagli occhi, illuminazione, eventuali riflessi), l’organizzazione del lavoro e i rischi per la vista e per l’apparato muscolo-scheletrico, in particolare per la zona cervicale e la schiena.

A questo si affianca un obbligo di informazione e formazione, previsto dall’articolo 177: il lavoratore va istruito su come è organizzata la sua postazione, sui rischi collegati a un uso scorretto del videoterminale e sulle misure adottate dall’azienda per prevenirli. Non è richiesto un corso complesso quanto quello, per esempio, per l’uso di un carrello elevatore, ma un’informazione documentata e comprensibile, che il lavoratore deve poter dimostrare di aver ricevuto.

Il diritto alla pausa: quindici minuti ogni due ore

Uno degli aspetti più concreti — e più spesso ignorati — riguarda le pause. L’articolo 175 stabilisce che il lavoratore ha diritto a un’interruzione della sua attività al videoterminale, tramite una pausa vera e propria oppure cambiando mansione per un periodo. In assenza di un accordo diverso previsto dal contratto collettivo applicato, la regola di default è chiara: quindici minuti di pausa ogni centoventi minuti di applicazione continuativa allo schermo.

C’è un dettaglio che sfugge a molti datori di lavoro: queste pause non possono essere accorpate all’inizio o alla fine dell’orario di lavoro. Non è possibile, cioè, far entrare un dipendente con quindici minuti di ritardo o farlo uscire prima invece di fargli fare la pausa a metà turno: la norma vuole che l’interruzione avvenga davvero durante il periodo di lavoro al videoterminale, per dare un reale sollievo agli occhi e alla postura. Il medico competente — la figura sanitaria che sorveglia la salute dei lavoratori in azienda — può anche stabilire modalità diverse, temporaneamente, se lo ritiene necessario per un singolo lavoratore.

La sorveglianza sanitaria e la visita oculistica

Qui arriviamo al cuore della domanda che si pongono in tanti: quando scatta davvero la visita oculistica? L’articolo 176 impone che i videoterminalisti siano sottoposti a sorveglianza sanitaria specifica, con particolare attenzione ai rischi per la vista e per gli occhi, oltre che, nella pratica, ai disturbi muscolo-scheletrici legati alla postura.

Categoria lavoratore	Periodicità visita
Videoterminalista generico	Ogni 5 anni
Over 50 anni	Ogni 2 anni
Idoneo con prescrizioni o limitazioni	Ogni 2 anni

La periodicità non è uguale per tutti. Per la maggior parte dei lavoratori la visita di controllo va ripetuta ogni cinque anni; diventa invece biennale, quindi ogni due anni, per chi ha compiuto cinquant’anni di età e per chi è stato giudicato idoneo con prescrizioni o limitazioni da parte del medico competente (per esempio con l’indicazione di usare occhiali specifici o di rispettare pause più frequenti). Una circolare INAIL del marzo 2023 (la n. 11) ha ribadito proprio questi criteri di periodicità, chiarendo alcuni dubbi applicativi che si erano creati nel tempo tra aziende e medici competenti. Il lavoratore, in ogni caso, può sempre chiedere una visita di controllo anticipata se percepisce disturbi legati alla vista, indipendentemente dalla scadenza ordinaria.

Va anche detto, per sgombrare un equivoco frequente, che gli occhiali da vista “normali”, prescritti da un oculista per un difetto visivo generico, restano a carico del lavoratore: non sono un dispositivo di protezione individuale. Il discorso cambia quando la visita in azienda accerta che, per lavorare al videoterminale, servono dispositivi speciali di correzione visiva — per esempio lenti progettate apposta per la distanza dello schermo — non sostituibili con normali occhiali da vista: in quel caso specifico, l’articolo 176 pone il relativo costo a carico del datore di lavoro.

Un caso pratico

Prendiamo lo studio di un commercialista con tre dipendenti: due addette all’elaborazione delle pratiche fiscali, che lavorano al computer per circa sette ore al giorno, e una receptionist che gestisce anche l’archivio cartaceo e passa al PC solo un paio d’ore. Le due addette superano abbondantemente le venti ore settimanali e vanno quindi trattate come videoterminaliste a tutti gli effetti: il titolare dello studio deve inserire questo rischio nel DVR, garantire le pause di quindici minuti ogni due ore, informarle sui rischi e sulla corretta postazione, e farle sottoporre a sorveglianza sanitaria dal medico competente con la periodicità corretta in base all’età e all’idoneità espressa. La receptionist, che resta sotto soglia, non rientra invece in questi obblighi specifici, anche se la sua postazione va comunque allestita a regola d’arte per ergonomia e illuminazione.

Durante una visita, il medico competente potrebbe per esempio rilevare in una delle due addette una lieve difficoltà visiva da vicino non risolvibile con i normali occhiali da vista già in suo possesso, e prescrivere lenti specifiche per il lavoro al videoterminale: in quel caso sarà lo studio, non la dipendente, a doversi far carico della spesa per quel dispositivo.

Cosa rischia chi non rispetta questi obblighi

La violazione delle norme sui videoterminali — mancata valutazione del rischio, pause non garantite, sorveglianza sanitaria saltata — è penalmente sanzionata a carico del datore di lavoro, del dirigente e del preposto, con pene che possono comprendere l’arresto oppure un’ammenda, secondo quanto stabilito dagli articoli 178 e 179 del decreto. Gli importi delle ammende vengono periodicamente aggiornati per legge, quindi conviene sempre verificare l’importo in vigore al momento piuttosto che affidarsi a una cifra letta tempo prima. Al di là della sanzione in sé, va ricordato che l’accertamento di queste violazioni è affidato alla ASL competente per territorio, che può intervenire anche a seguito di una segnalazione o di un controllo di routine, non solo dopo un infortunio.

Da dove iniziare, se non l’hai ancora fatto

Se in azienda ci sono persone che lavorano al computer per gran parte della giornata e finora questo aspetto non è mai stato affrontato in modo specifico, il punto di partenza è quasi sempre lo stesso: far verificare al proprio RSPP (il responsabile del servizio di prevenzione e protezione) o al consulente che segue la sicurezza aziendale chi, tra i dipendenti, supera davvero la soglia delle venti ore settimanali, aggiornare il DVR di conseguenza e attivare la sorveglianza sanitaria con il medico competente se non è già in corso. È un intervento che nella maggior parte delle micro-imprese si esaurisce in poche ore di lavoro con il consulente, ma che protegge davvero la salute delle persone e mette l’azienda al riparo da contestazioni in caso di ispezione.

Questo articolo ha finalità informativa e non sostituisce una consulenza professionale personalizzata. Per valutare la situazione specifica della tua azienda rivolgiti a un consulente del lavoro, a un RSPP o al medico competente di riferimento.