Capita ancora, a distanza di anni, che qualche imprenditore chieda al proprio consulente dove tenere “il registro infortuni”, magari perché lo ricorda da un vecchio controllo dell’ispettorato o perché lo ha sentito nominare da un collega. La risposta breve è che quel documento, nella forma in cui esisteva un tempo, non c’è più: è stato abolito da oltre dieci anni. Ma la risposta lunga è più interessante, perché al posto del registro cartaceo è rimasto in piedi un obbligo diverso, con scadenze precise e sanzioni tutt’altro che simboliche, che molti titolari di piccole attività conoscono solo a metà.

Cos’era il vecchio registro infortuni

Fino al 2015 l’articolo 53 del D.Lgs. 81/2008 (il testo unico sulla sicurezza sul lavoro) imponeva a ogni datore di lavoro di tenere un registro cartaceo, vidimato dalla ASL, su cui annotare cronologicamente ogni infortunio che comportava anche un solo giorno di assenza dal lavoro, indicando le cause e le circostanze dell’evento. Era uno dei documenti che gli ispettori chiedevano per primi durante un sopralluogo, insieme al DVR (il Documento di Valutazione dei Rischi) e ai libretti di formazione dei lavoratori.

Quando e perché è stato abolito

L’obbligo è stato cancellato dal D.Lgs. 151/2015, uno dei decreti attuativi del cosiddetto Jobs Act dedicato alla semplificazione degli adempimenti in materia di lavoro. L’articolo 21, comma 4, di quel decreto ha abrogato esplicitamente l’articolo 53 del D.Lgs. 81/2008, e la soppressione è diventata operativa dal 23 dicembre 2015: da quella data in poi nessun datore di lavoro è più tenuto a compilare o esibire il vecchio registro, e le relative sanzioni per la sua assenza non sono più applicabili. Lo ha confermato anche l’INAIL con circolari dedicate, spiegando agli ispettori che quella voce di controllo doveva sparire dai verbali. La logica dietro la scelta era evitare una duplicazione: l’ente assicurativo riceveva comunque, tramite le denunce di infortunio, gran parte delle informazioni che prima finivano solo sul registro aziendale, quindi tenerlo separatamente era un adempimento ridondante.

Cosa lo ha sostituito: la comunicazione a fini statistici

Al posto del registro, dal 12 ottobre 2017 è diventata obbligatoria una comunicazione telematica all’INAIL per finalità statistiche e informative, da inviare tramite il portale dell’istituto ogni volta che un infortunio comporta l’assenza dal lavoro di almeno un giorno, escluso quello dell’evento. Non è un adempimento facoltativo né una semplice buona pratica: riguarda anche gli infortuni più lievi, quelli che magari in azienda si è tentati di liquidare con un cerotto e via, purché comportino almeno un giorno di assenza. Questa comunicazione alimenta il cosiddetto “cruscotto infortuni”, un servizio online che consente agli ispettori e agli stessi datori di lavoro di consultare lo storico degli eventi denunciati per la propria azienda.

La vera differenza da tenere a mente: comunicazione e denuncia sono due cose diverse

Qui si annida la confusione più comune, quella che genera davvero problemi pratici. Oltre alla comunicazione statistica appena descritta, esiste un secondo obbligo, distinto e più antico, che non è mai stato abolito: la denuncia di infortunio prevista dall’articolo 53 del DPR 1124/1965 (attenzione, un altro articolo 53, ma di una legge diversa, quella che regola l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro). Questa denuncia scatta quando l’infortunio ha una prognosi non guaribile entro tre giorni, e serve a far partire concretamente la tutela assicurativa INAIL a favore del lavoratore infortunato, oltre a certificare l’evento ai fini legali.

I termini sono stretti: la denuncia va trasmessa entro due giorni da quando il datore di lavoro riceve il certificato medico che attesta la prognosi, mentre per gli infortuni mortali o che comportano pericolo di morte il termine si riduce a ventiquattro ore. Sono scadenze che partono dal momento in cui l’azienda riceve la documentazione medica, non da quando avviene materialmente l’infortunio, ma è comunque un lasso di tempo breve, pensato per non lasciare scoperto il lavoratore.

Cosa rischia chi non fa la denuncia, o la fa in ritardo

Mentre per il vecchio registro cartaceo oggi non esiste più alcuna sanzione, per la denuncia di infortunio le conseguenze economiche restano concrete. Secondo quanto chiarito dall’INAIL con la circolare n. 24 del 9 settembre 2021, la sanzione amministrativa per l’omessa denuncia prevista dall’articolo 53 del DPR 1124/1965 va da 1.290 a 7.745 euro, con una sanzione in misura ridotta di 2.580 euro (pari al doppio del minimo edittale) per chi vuole chiudere la posizione rapidamente. Se invece la denuncia viene presentata, ma oltre i termini di legge, la sanzione prevista è più contenuta, tra 129 e 774 euro. Sono importi che per una micro-impresa pesano, soprattutto se si considera che spesso la tardività nasce da una semplice disattenzione amministrativa, non da una scelta consapevole di non comunicare l’evento.

Un caso pratico

Immaginiamo una piccola falegnameria con tre dipendenti. Un lavoratore si taglia una mano con una pialla elettrica un lunedì mattina; va al pronto soccorso, dove gli danno una prognosi di cinque giorni con qualche punto di sutura, e torna in azienda con il certificato medico nel pomeriggio dello stesso giorno. Da quel momento, per il titolare, scattano due adempimenti paralleli e non intercambiabili: da un lato deve inviare all’INAIL la comunicazione statistica (obbligatoria comunque, trattandosi di più di un giorno di assenza), dall’altro, avendo una prognosi superiore ai tre giorni, deve trasmettere anche la vera e propria denuncia di infortunio entro due giorni dalla ricezione del certificato, quindi entro mercoledì. Se il titolare pensa erroneamente che basti “segnare l’accaduto da qualche parte in azienda”, come si faceva un tempo con il registro cartaceo, e non trasmette nulla all’INAIL nei termini, si espone alla sanzione per omessa o tardiva denuncia, oltre al fatto che il lavoratore rischia di vedere ritardata la propria indennità.

Un’eccezione da non confondere: i registri di esposizione

C’è un’altra categoria di registri che a volte viene confusa con il vecchio registro infortuni, ma che segue una logica completamente diversa e resta pienamente in vigore: sono i registri di esposizione previsti per chi lavora a contatto con agenti cancerogeni, mutageni o con l’amianto, disciplinati dall’articolo 243 del D.Lgs. 81/2008. In questo caso l’azienda deve annotare, per ciascun lavoratore esposto, l’attività svolta, l’agente utilizzato e, se noto, il valore dell’esposizione, tenendo aggiornato il registro anche a distanza di anni e comunicandone le variazioni a INAIL e all’organo di vigilanza territoriale ogni tre anni. È un obbligo che riguarda un numero limitato di attività (per esempio chi bonifica amianto, o utilizza in produzione determinate sostanze chimiche classificate come cancerogene), ma dove si applica non ha nulla a che vedere con l’abolizione del 2015: resta un adempimento specifico e tuttora sanzionabile.

Cosa conviene fare comunque, anche senza obbligo di registro

Anche se non c’è più un registro da vidimare, tenere una traccia interna degli infortuni avvenuti in azienda — anche solo un file condiviso con data, lavoratore coinvolto, dinamica e giorni di assenza — resta una pratica di buon senso che quasi tutti i consulenti per la sicurezza consigliano. Serve a due cose molto concrete: da un lato aiuta a ricostruire in fretta la sequenza dei fatti se successivamente arriva un controllo o una contestazione, dall’altro è un dato prezioso quando arriva il momento di aggiornare il DVR, perché un infortunio significativo, come visto anche in altri approfondimenti su questo tema, è proprio una delle condizioni che possono far scattare l’obbligo di rielaborare la valutazione dei rischi. Non è un adempimento imposto dalla legge, ma è la differenza tra un’azienda che sa esattamente cosa è successo e quando, e una che si trova a ricostruire i fatti a memoria mesi dopo.

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Questo articolo ha finalità informativa e non sostituisce una consulenza specialistica in materia di sicurezza sul lavoro o di adempimenti assicurativi INAIL. Per la gestione concreta di un infortunio in azienda, rivolgiti a un consulente del lavoro, a un RSPP o direttamente agli uffici INAIL competenti.